Les vacances d’été approchent à grands pas, et avec elles les absences des collègues. Grâce à un message d’absence, vous savez qui est présent et qui ne l’est pas. Mais que faut-il mettre dans un tel message ?

Les robots qui font le travail à votre place pendant que vous êtes en vacances n’existent pas encore. Mais grâce à un assistant d’absence, vous pouvez déjà alléger un peu votre retour. Comment faire en sorte que votre out of office soit vraiment efficace ? Que devez-vous absolument y mentionner ?

1. « Je suis en voyage »

« Je profite de mes vacances » ou « je suis absent pour cause de maladie », ce sont deux absences totalement différentes. Dans un message d’absence, vous pouvez indiquer une raison. Ainsi, vos contacts savent immédiatement pourquoi vous n’êtes pas là. N’entrez toutefois pas trop dans les détails : un planning de voyage détaillé ou des informations précises sur votre maladie ne sont pas nécessaires.

2. « Du 1er juillet au 15 juillet »

Ne vous contentez pas d’écrire « Je suis absent », ajoutez aussi une date de fin. Ainsi, vos contacts savent quand vous serez de retour. N’écrivez pas « Deux semaines », car cela ne précise ni la date de début ni la date de fin. Vous ne savez pas encore quand vous reviendrez, par exemple après une longue convalescence ? Indiquez-le également, par exemple avec « absent pour une durée indéterminée ».

3. « Pour toute question, vous pouvez contacter mon collègue »

Parfois, certaines choses ne peuvent vraiment pas attendre votre retour. Indiquez donc dans votre out of office une personne de contact. Quelqu’un qui sait ce sur quoi vous travaillez. Informez cette personne à l’avance et demandez-lui si vous pouvez ajouter ses coordonnées : son nom, un numéro de téléphone et une adresse e-mail.

4. « J’ai un accès limité à mes e-mails »

Êtes-vous du genre à vouloir encore lire et répondre à vos e-mails pendant votre absence ? Faites-le savoir dans votre out of office. Préférez-vous couper complètement ? Écrivez alors « je lirai votre e-mail à mon retour ».

5. Bonus : ajoutez quelque chose de personnel

Avez-vous ajouté tous les éléments ci-dessus dans votre out of office ? Dans ce cas, il est informatif et clair. Mais peut-être souhaitez-vous encore y ajouter une touche personnelle ? C’est possible, mais sans exagérer. Vous pouvez par exemple indiquer votre destination de voyage.

Astuce supplémentaire ! Activez votre out of office un jour plus tôt

Les messages d’absence sont souvent activés à la dernière minute. Ou parfois même oubliés. Évitez que cela ne vous arrive en mettant un rappel dans votre agenda ou en l’activant un jour à l’avance. Ainsi, les clients et collègues savent que vous serez bientôt absent.

Vous revenez au bureau ? Laissez alors votre out of office activé encore un petit moment. Il est ainsi clair qu’il s’agit de votre premier jour de retour et que vous ne répondrez pas immédiatement aux nouveaux e-mails.